Organisaation projektinhallinta harppaa uudelle tasolle uuden työkalun avulla – miten temppu tehdään?

Projektipäälliköillä on nyt salainen ase. Tekoäly on viimein mahdollista valjastaa projektin moottoriksi ennennäkemättömän kokonaisvaltaisella tavalla. Jahka ProjectBuddy-projektinhallintatyökaluun naputtelee projektin lähtötiedot, se ottaa projektista kopin ja johdattaa käyttäjän turvallisesti kohti maalia.

”ProjectBuddyn konepellin alla tapahtuu valtavasti asioita samanaikaisesti”, vahvistaa Mirva Härmä, ProjectBuddy-tiimin vetäjä. Tiimi on osa PMO Consulting Oy:tä.

Kun projektirutiinit automatisoidaan, saavutettu ajansäästö on massiivinen – jopa 15 tuntia viikossa. Samalla hallinnan tunne paranee: ProjectBuddyn Dashboard-näkymä kertoo yhdellä silmäyksellä, miten projekti etenee – ja mitä tehdä seuraavaksi.

”ProjectBuddy tarjoaa monipuolisen reaaliaikaisen näkymän siitä, missä ollaan menossa, mutta yhtä lailla tärkeää on se, miten työkalu katsoo tulevaisuutta ja laatii erilaisia skenaarioita sen varalle”, Härmä toteaa.

Mutta miten Mirva Härmä tiimeineen sitten innostui luomaan ProjectBuddyn kaltaisen projektisammon?

Härmä on kovissa liemissä keitetty projektinvetäjä, joka etsi sopivaa työkalua ison hankkeen raportointia sujuvoittamaan. Kun sitä ei löytynyt, Härmä alkoi miettiä, että pitäisikö sellainen sitten tehdä itse?

”Meillä oli tämä idea ja aika pian varmistui käsitys siitä, että se on teknisesti mahdollista toteuttaa. Teimme markkinatutkimuksen ja vakuutuimme siitä, että markkinalla todella on tilaa tällaiselle tuotteelle.”

Työkalun ensimmäinen versio, ProjectBuddy Pro, julkaistiin aprillipäivänä 2025 ja syyskuussa tuli jo ulos uusi versio.

”Ensivaikutelmassa hämmästytti kokonaisvaltaisuus, mihin muut työkalut eivät pysty.”

IQI:n hankejohtaja Anssi Sorsa osallistui viime syksynä ProjectBuddy-pilottiin, jossa tarkoitus oli selvittää, mihin kaikkeen uusi työkalu pystyy. IQI on strategisen IT:n ja liiketoiminnan muutoksen kumppanina toimiva asiantuntijayritys ja Sorsalla on peräti 36 vuoden kokemus IT-konsultoinnista.

Tällä hetkellä kymmenen hankejohtajan tiimiä vetävä projektiammattilainen on todella nähnyt urallaan liki kaiken mahdollisen. Tai niin hän luuli.

”Kyllä siinä jäi suu auki kaikilla. Pilotissa todennetut tehot häikäisivät, ja etenkin mahdollisuus skenaarioajatteluun ja erilaisten mahdollisuuksien pallotteluun teki vaikutuksen”, Sorsa tunnustaa.

”Projektisuunnittelussa ProjectBuddy menee kiitettävän syvälle ja tarjoaa lisäarvoa välittömästi”, hehkuttaa Sorsa.

Kokenut hankejohtaja toki tietää senkin, että ohjelma on juuri niin hyvä kuin sinne syötetyt tiedot. Sorsa kehottaakin käyttämään hetken sen miettimiseen, mitä infoa ProjectBuddyyn syötetään – mitkä ovat avainsanat, miten tarkka kuvaus kustakin tavoitteesta tarvitaan.

”Kun ensimmäisessä pilottiharjoituksessa tein pohjatyöt huolella, niin ohjelma teki ihmeitä.”

Yllättävintä pilotissa oli se, miten timanttista näkemystä ProjectBuddy tarjosi jo minuuteissa, sillä ohjelma ponnistaa detaljitasolta strategiseksi neuvonantajaksi kädenkäänteessä.

Sorsan luotsaama hankejohtajatiimi oli yhtä lailla vaikuttunut: tuntui siltä, että käsillä on oikea murroskohta, joka voi ravistella bisnestä rajustikin.

”Tekoäly on jo tuonut meille tietyn työkaluistumisen, mutta ProjectBuddyn vaikutus ajankäytön ja ihan ajattelun tehostumiseen on valtava”, kiittelee Sorsa.

Samalla nälkä kasvaa vielä isomman kakun haltuunottoon: seuraava tuote, ProjectBuddy Enterprise, on isonkin organisaation pirtaan sopiva portaali, joka mahdollistaa kokonaisten projektiportfolioiden sujuvan pyörittämisen.

”Asiakkaamme ovat toivoneet portfolio-tason työkalua ja lanseerasimme sen maaliskuun lopussa”, paljastaa Mirva Härmä.

ProjectBuddy brändin luonut Maarja Kotkas, Mimage Oy.

Johtamisen väline koko organisaatiolle, ei vain projektityökalu

- Reaaliaikainen tilannekuva projektisalkkuun ja projekteihin päätöksenteon tueksi yhdestä näkymästä.

- Analysoi jatkuvasti projektidataa ja antaa konkreettiset suositukset ilman manuaalista raportointia.

- Tunnistaa projektien väliset riippuvuudet ja vaikutukset ennen kuin ne aiheuttavat viiveitä tai kustannusylityksiä.

Tutustu tarkemmin: projectbuddy.ai

Alkuperäinen juttu on julkaistu Helsingin Sanomien mainossivulla (mainos). Lisää: www.hs.fi/mainos/art-2000011900531.html